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Une maison se vend avec ses diagnostics et son titre de propriété. Un appartement en copropriété demande en plus tout ce qui concerne l'immeuble : l'acquéreur devient copropriétaire, il hérite des règles communes, des charges et des décisions déjà votées. La loi a donc prévu une liste précise de documents à lui transmettre avant qu'il s'engage. Rien d'insurmontable, mais une partie dépend du syndic, et c'est elle qui fait perdre du temps quand on s'y prend tard.
Pourquoi la vente en copropriété demande un dossier à part
Le dossier de vente en copropriété, c'est l'information que l'acquéreur doit recevoir sur l'immeuble avant de signer. Il répond à trois questions qu'il se pose forcément.
Quelles sont les règles ? Ce qu'on peut faire ou non dans l'appartement et les parties communes : louer en meublé, installer une activité, modifier une façade.
Combien ça coûte ? Les charges courantes, les appels de fonds pour travaux, les éventuelles difficultés financières de la copropriété.
Qu'est-ce qui a été décidé ? Les travaux votés, les procédures en cours, l'état général de l'immeuble.
Un acquéreur qui reçoit ces réponses tôt, et de façon complète, négocie moins sur les inconnues. Notre article sur ce qu'il faut vérifier avant d'acheter en copropriété montre ce qu'il regardera en priorité.
Les documents à joindre au compromis
Les documents de vente en copropriété, c'est une liste fixée par le Code de la construction et de l'habitation, depuis la loi ALUR, pour tout lot à usage d'habitation. Ils sont annexés au compromis, ou à l'acte de vente s'il n'y a pas de compromis.
| Catégorie | Documents | Où les trouver |
|---|---|---|
| Organisation de la copropriété | Fiche synthétique, règlement de copropriété et état descriptif de division (avec leurs modifications), procès-verbaux des AG des trois dernières années | Syndic ou espace en ligne du syndic, vos propres archives |
| Situation financière | Charges courantes et hors budget payées sur les deux derniers exercices, sommes que l'acquéreur pourrait devoir, état global des impayés et des dettes envers les fournisseurs, montant du fonds de travaux rattaché au lot | Syndic, relevés de charges, pré-état daté |
| Immeuble | Carnet d'entretien, conclusions du diagnostic technique global ou plan pluriannuel de travaux s'il en existe un | Syndic |
| Information de l'acquéreur | Notice sur les droits et obligations des copropriétaires | Modèle réglementaire, fourni par le notaire ou le mandataire |
À ces documents s'ajoutent les diagnostics obligatoires, dont le mesurage loi Carrez, propre à la copropriété : une surface réelle inférieure de plus de 5 % à celle indiquée ouvre droit à une diminution du prix.
Certaines petites copropriétés, de moins de dix lots et au budget modeste, sont dispensées d'une partie des informations financières. Le notaire vous dira ce qui s'applique à la vôtre.
Pré-état daté et état daté : deux documents à ne pas confondre
Le pré-état daté et l'état daté, ce sont deux photographies financières du lot, prises à deux moments différents de la vente. Ils sont souvent confondus, et la confusion coûte cher.
Le pré-état daté, avant le compromis
Le pré-état daté regroupe les informations financières à joindre au compromis : charges payées, sommes dues, impayés, fonds de travaux. Le terme n'existe pas dans la loi, qui impose les informations mais pas le document.
Conséquence pratique : le vendeur peut le constituer lui-même, à partir de ses relevés de charges, des comptes approuvés en assemblée générale et de l'espace en ligne de son syndic. Il peut aussi le demander au syndic, qui le facture alors librement, sans plafond.
L'état daté, avant l'acte définitif
L'état daté est demandé par le notaire au syndic, entre le compromis et l'acte authentique. Il arrête au jour de la vente ce que le vendeur doit encore à la copropriété, ce que la copropriété lui doit, et ce que l'acquéreur devra payer à l'avenir. C'est sur cette base que le notaire répartit les sommes le jour de la signature.
Celui-là est obligatoire, seul le syndic peut l'établir, et son prix est plafonné.
| Pré-état daté | État daté | |
|---|---|---|
| Moment | Avant le compromis | Entre compromis et acte définitif |
| Obligatoire | Les informations oui, le document non | Oui |
| Qui l'établit | Le vendeur ou le syndic | Le syndic uniquement |
| Qui le demande | Le vendeur ou son mandataire | Le notaire |
| Coût | Libre si le syndic le fait, nul si vous le faites | Plafonné à 380 € TTC |
| Qui paie | Le vendeur | Le vendeur |
Charges, travaux votés, fonds de travaux : qui paie quoi
La répartition des sommes entre vendeur et acquéreur, c'est le point qui crée le plus de discussions en fin de vente. La règle de départ est simple, les aménagements se négocient.
Les charges courantes. Elles sont dues par celui qui est propriétaire à la date où l'appel de fonds devient exigible, en général chaque trimestre. Vendeur et acquéreur peuvent convenir d'un ajustement au prorata dans l'acte : c'est fréquent, mais cela ne regarde qu'eux, pas le syndic.
Les travaux votés. Même principe : celui qui paie un appel de fonds est celui qui est copropriétaire au moment où il est exigible, et non au moment du vote. Des travaux votés avant la vente mais appelés après seront donc, par défaut, payés par l'acquéreur. Le compromis peut prévoir autre chose. Mieux vaut trancher ce point dès la négociation, travaux par travaux, plutôt que le découvrir chez le notaire.
Le fonds de travaux. Les sommes versées par le vendeur restent attachées au lot : le syndic ne les rembourse pas. Rien n'empêche en revanche de les prendre en compte dans la négociation, l'acquéreur profitant d'une réserve déjà constituée.
Un acquéreur qui découvre des travaux votés après le compromis demande une baisse de prix. Le même acquéreur, informé dès la visite, l'intègre à son offre. Annoncer les travaux tôt protège le prix plus sûrement que de les taire.
Ce que coûte ce dossier au vendeur
Le coût du dossier de copropriété, c'est surtout l'état daté, plafonné à 380 € TTC, et éventuellement le pré-état daté si vous le confiez au syndic.
Ces frais s'ajoutent aux diagnostics et au remboursement éventuel de votre crédit. Le détail poste par poste est dans notre article sur ce que coûte une vente immobilière. C'est aussi pour cela que la commission d'agence pèse lourd : quelques centaines d'euros de frais de dossier sont incompressibles, plusieurs milliers d'euros d'honoraires ne le sont pas.
Préparer le dossier avant la mise en vente
Préparer le dossier de copropriété en amont, c'est éviter que le syndic devienne le goulot d'étranglement de votre vente. Trois réflexes suffisent.
- Récupérer dès maintenant ce que vous avez déjà : règlement de copropriété, procès-verbaux des trois dernières assemblées, relevés de charges, carnet d'entretien. La plupart sont sur l'espace en ligne du syndic.
- Demander au syndic ce qui manque dès la décision de vendre, sans attendre d'avoir un acquéreur : les délais de réponse varient beaucoup d'un syndic à l'autre.
- Lister les travaux votés et à venir, pour les annoncer dans l'annonce ou lors des visites, et en tenir compte en fixant votre prix.
Si l'appartement est loué, le bail et ses annexes s'ajoutent au dossier : notre article sur la vente d'un bien loué détaille ce qui change. Les étapes suivantes, jusqu'à la signature, sont dans notre guide du compromis à l'acte définitif.
Ce qu'on nous demande le plus.
Quels documents faut-il fournir pour vendre un appartement en copropriété ?
Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division, les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, la fiche synthétique, les informations financières (charges des deux derniers exercices, sommes dues, impayés, fonds de travaux), le carnet d'entretien, la notice d'information de l'acquéreur, et les diagnostics, dont le mesurage Carrez.
Quelle est la différence entre pré-état daté et état daté ?
Le pré-état daté regroupe les informations financières à joindre au compromis : il n'est pas imposé sous ce nom et le vendeur peut l'établir lui-même. L'état daté est établi par le syndic à la demande du notaire, avant l'acte définitif : il est obligatoire et son prix est plafonné à 380 € TTC.
Qui paie l'état daté ?
Le vendeur. Le syndic le facture au copropriétaire vendeur, dans la limite de 380 € TTC, et la somme est en général retenue par le notaire sur le prix de vente.
Qui paie les travaux votés avant la vente ?
Par défaut, celui qui est copropriétaire quand l'appel de fonds devient exigible, et non quand les travaux ont été votés. Vendeur et acquéreur peuvent prévoir une autre répartition dans le compromis : c'est un point à négocier en même temps que le prix.
Peut-on signer le compromis si un document manque ?
Oui, mais le délai de rétractation de l'acquéreur ne commence qu'à la réception des documents manquants. L'acquéreur peut donc se retirer plus longtemps, ce qui retarde d'autant la sécurité de votre vente.